Auftrags­verarbeitungs­vertrag

Parteien

Auftraggeber: Unternehmer im Sinne von § 14 BGB, in jedem Tarif.

Auftragnehmer: Stenowise, Inhaber Sören Kann, Heidkoppel 20B, 21379 Scharnebeck, Deutschland. Datenschutz-Kontakt: datenschutz@stenowise.com.

§ 1 Gegenstand und Dauer

Bereitstellung der Diktatsoftware Stenowise (Windows; macOS und Linux folgen) mit Spracherkennung, Textaufbereitung, Befehlsmodus, Wörterbuch (wahlweise Geräte-Abgleich und geteiltes Wörterbuch), Verlauf auf dem Gerät und Kontoverwaltung.

Dauer: ab Konto-Anlage bis Kontolöschung und Ablauf der Löschfristen.

§ 2 Ort

Verarbeitung in EU/EWR, Ausnahmen bei Unterauftragsverarbeitern in Anlage 2. Server des Auftragnehmers in Deutschland. Spracherkennung und Textaufbereitung bei Unterauftragsverarbeitern in der EU, Orte in Anlage 2. Wahlweise Erkennung auf dem Gerät des Auftraggebers; dann verlässt die Aufnahme das Gerät nicht.

§ 3 Art und Zweck

• Erkennung (Aufnahme wird weitergereicht, beim Auftragnehmer nicht gespeichert, Fristen beim Unterauftragsverarbeiter in Anlage 4)
• Textaufbereitung und Befehlsmodus (Text wird weitergereicht, beim Auftragnehmer nicht gespeichert)
• Kontingent (Wortzahl je Diktat und Tag)
• Konto
• Wörterbuch-Abgleich nur bei eingeschaltetem Schalter, verschlüsselt
• geteilte Wörterbücher mit E-Mail-Adressen der Eingeladenen
• Support-Anfragen und Absturzberichte nur auf Handlung des Nutzers
• Betriebszahlen nur bei eingeschaltetem Schalter, ohne Inhalt
• Abrechnung

§ 4 Datenarten

• Sprachaufnahmen (transient)
• erkannter und aufbereiteter Text (transient)
• Anwendungsname
• Wörterbuch-Einträge
• Konto (E-Mail, Passwort als Hash, bei Anmeldung über Google dessen Kennung)
• Sitzungstoken als Hash
• Wortzahlen
• Rechnungsanschrift und Zahlungen
• IP-Adresse im Zugriffslog

Klarstellung: Diktate können besondere Kategorien nach Art. 9 DSGVO enthalten. Der Auftragnehmer behandelt alle Inhalte so.

§ 5 Betroffene

• Nutzer des Auftraggebers
• Personen, über die diktiert wird (Mandanten, Patienten, Kunden, Beschäftigte, Dritte)
• von Nutzern in geteilte Wörterbücher Eingeladene

§ 6 Weisungen

Weisungen ergehen in Textform, eine E-Mail genügt. Einstellungen in der App gelten als dokumentierte Weisung:

• Erkennung auf dem Gerät
• Textaufbereitung aus
• Aufnahmen aufbewahren (ab Werk aus, 7, 14 oder 30 Tage auf dem Gerät)
• Geräte-Abgleich des Wörterbuchs (ab Werk aus)
• Betriebszahlen (ab Werk aus)
• Absturzberichte (fragen, immer, nie)

§ 7 Vertraulichkeit

Zugriff hat ausschließlich der Inhaber. Verpflichtung auf Vertraulichkeit unter Einschluss von § 203 StGB, damit Berufsgeheimnisträger den Auftragnehmer als mitwirkende Person nach § 203 Abs. 3 und 4 StGB einsetzen können. Kommen Beschäftigte hinzu, gilt die Verpflichtung vor Aufnahme der Tätigkeit.

§ 8 Unterauftragsverarbeiter

Allgemeine Genehmigung. Neue Unterauftragsverarbeiter kündigt der Auftragnehmer per Mail mit 30 Tagen Widerspruchsrecht an. Bei berechtigtem Widerspruch besteht ein außerordentliches Kündigungsrecht. Liste in Anlage 2.

§ 9 Drittland

Der Auftragnehmer übermittelt keine Daten in ein Drittland. Unterauftragsverarbeiter können einzelne Daten für Sicherheitsdienste und Konzerngesellschaften in Drittländer übermitteln, nur mit Garantien nach Art. 44 ff. DSGVO (Anlage 2). Eine Änderung darüber hinaus erfolgt nur mit vorheriger Zustimmung in Textform.

§ 10 TOM

Die technischen und organisatorischen Maßnahmen sind in Anlage 3 beschrieben. Sie werden jährlich überprüft.

§ 11 Unterstützung

Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber bei den Pflichten aus Art. 32 bis 36 DSGVO und bei Anfragen Betroffener. Frist für die Unterstützung bei Anfragen: 72 Stunden.

§ 12 Meldung von Verletzungen

Der Auftragnehmer meldet eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten unverzüglich, spätestens 24 Stunden nach Bekanntwerden, mit den Mindestangaben nach Art. 33 Abs. 3 DSGVO.

§ 13 Löschung

Kontolöschung in der App oder über den Admin löscht das Konto und über die Fremdschlüssel alle abhängigen Daten: Anmelde-Identitäten, Token, Wortzahlen je Woche und Tag, Diktat-Kennungen, Abrechnungsdaten, Gratis-Monat, Mail-Vermerke, Wörterbuch-Abgleich, eigene geteilte Wörterbücher, Einladungen, Meldungen, Betriebszahlen.

Einträge, die das Konto in fremde geteilte Wörterbücher geschrieben hat, gehen an deren Besitzer über und bleiben. Rechnungen bleiben 8 Jahre in der Buchhaltung. Bestätigung erfolgt auf Verlangen in Textform. Sicherungskopien: siehe Anlage 4. Nach der Löschung bleibt ein Prüfwert der E-Mail-Adresse (HMAC mit einem Schlüssel des Auftragnehmers) ohne Bezug zum Konto, damit dieselbe Adresse keinen zweiten Gratis-Monat erhält.

§ 14 Kontrollrechte

Nachweis durch Dokumente (dieser Vertrag, Verarbeitungsverzeichnis, Verträge mit den Unterauftragsverarbeitern, deren Zertifikate), Fragebögen und auf Verlangen Fernprüfung mit 14 Tagen Vorankündigung. Eine Vor-Ort-Prüfung entfällt sachlich, da der Auftragnehmer kein eigenes Rechenzentrum betreibt; das Rechenzentrum weist Hetzner nach.

§ 15 Haftung, Schlussbestimmungen

Haftung nach Art. 82 DSGVO. Dieser Vertrag hat in Datenschutzfragen Vorrang vor dem Hauptvertrag. Es gilt deutsches Recht. Gerichtsstand ist Lüneburg, soweit das Gesetz eine solche Vereinbarung zulässt.

Anlage 1: Beschreibung der Verarbeitung

• Gegenstand: Bereitstellung der Diktatsoftware Stenowise mit Spracherkennung, Textaufbereitung, Befehlsmodus, Wörterbuch, Verlauf auf dem Gerät und Kontoverwaltung.
• Dauer: ab Konto-Anlage bis Kontolöschung und Ablauf der Löschfristen.
• Art und Zweck: Erkennung, Textaufbereitung und Befehlsmodus, Kontingent, Konto, Wörterbuch-Abgleich, geteilte Wörterbücher, Support und Absturzberichte, Betriebszahlen, Abrechnung.
• Daten: Sprachaufnahmen, erkannter und aufbereiteter Text, Anwendungsname, Wörterbuch-Einträge, Kontodaten, Sitzungstoken, Wortzahlen, Rechnungsanschrift und Zahlungen, IP-Adresse im Zugriffslog.
• Betroffene: Nutzer des Auftraggebers, Personen, über die diktiert wird, in geteilte Wörterbücher Eingeladene.
• Ort: EU/EWR. Server in Deutschland, Erkennung und Textaufbereitung bei Unterauftragsverarbeitern in der EU (Anlage 2), wahlweise auf dem Gerät des Auftraggebers.

Anlage 2: Unterauftragsverarbeiter

Nicht in der Liste, mit eigener Begründung: Mollie (eigener Verantwortlicher für die Zahlung), Google (nur bei Anmeldung über Google, eigener Verantwortlicher).

Anlage 3: Technische und organisatorische Maßnahmen

• Zutritt: Hetzner-Rechenzentrum Nürnberg, ISO 27001.
• Zugang: Passwörter nur als argon2id-Hash, Sitzungs- und Erneuerungstoken nur als SHA-256, Erneuerungstoken 90 Tage, Server-Zugang nur per SSH-Schlüssel.
• Zugriff: nur der Inhaber; Admin-Bereich mit eigener Anmeldung.
• Übertragung: TLS für alle Verbindungen, Wörterbuch-Abgleich verschlüsselt gespeichert.
• Trennung: Daten je Konto.
• Datensparsamkeit: Aufnahme und Text werden beim Auftragnehmer nicht gespeichert, Protokolle ohne Inhalt, Zugriffslog größenbegrenzt (5 Dateien à 20 MiB).
• Verfügbarkeit: tägliche Datenbanksicherung auf dem Server (7 Tage rollierend) und tägliche Sicherung des ganzen Servers durch Hetzner. Hetzner hält je Server sieben Sicherungen; mit jeder neuen wird die älteste gelöscht. Sicherung außer Haus ist geplant, noch nicht eingerichtet.
• Überprüfung: jährlich.

Anlage 4: Fristen je Datenkategorie

• Aufnahme: 0 Tage beim Auftragnehmer. Beim Unterauftragsverarbeiter für Spracherkennung: bei der Erkennung nach dem Ende der Aufnahme keine Speicherung (Zero Data Retention, seit 23.09.2026); bei der Erkennung während der Aufnahme bis 30 Tage zur Missbrauchskontrolle, solange Zero Data Retention für diesen Weg nicht zugesagt ist. Bei der Erkennung, wenn die erste ausfällt: keine Speicherung nach dem Zero-Data-Retention-Grundsatz des Unterauftragsverarbeiters, Diagnosedaten bei Fehlern bis 14 Tage.
• Text: 0 Tage.
• Wortzahlen: bis Kontolöschung.
• Konto: bis Kontolöschung.
• Erneuerungstoken: 90 Tage.
• Wörterbuch-Abgleich: bis Löschung durch den Nutzer oder Kontolöschung.
• Support-Anfragen, Feedback und Absturzberichte: 90 Tage nach Beantwortung oder Erledigung, samt Anhängen.
• Zugriffslog: größenbegrenzt, fünf Dateien zu je 20 MiB, die älteste wird gelöscht.
• Dienstprotokoll (ohne Inhalte): 30 Tage.
• Rechnungen: 8 Jahre.
• Sicherungskopien: 7 Tage rollierend auf dem Server; sieben tägliche Sicherungen des Servers bei Hetzner, die älteste wird mit jeder neuen gelöscht.

Gelöschte Konten verschwinden damit spätestens 7 Tage nach der Löschung aus den Sicherungen.

Anlage 5: Weisungsberechtigte

Auf Seiten des Auftragnehmers: der Inhaber, Sören Kann. Die weisungsberechtigten Personen des Auftraggebers benennt der Auftraggeber bei Abschluss in Textform. Änderungen teilt er in Textform mit.