Datenschutz­erklärung

Diese Datenschutzerklärung informiert Sie nach Art. 13 und 14 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) über die Verarbeitung personenbezogener Daten auf stenowise.com, docs.stenowise.com und account.stenowise.com sowie in der App Stenowise.

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist Stenowise, Inhaber Sören Kann, Heidkoppel 20B, 21379 Scharnebeck, Deutschland, E-Mail: kontakt@stenowise.com. Anfragen zum Datenschutz richten Sie bitte an datenschutz@stenowise.com. Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht benannt; eine Pflicht hierzu besteht nicht.

2. Verarbeitungen im Einzelnen

Alle von uns gespeicherten Daten liegen auf unserem Server bei der Hetzner Online GmbH, Gunzenhausen (Rechenzentrum Nürnberg), die für alle folgenden Verarbeitungen als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO tätig ist.

2.1 Website und Hilfe

Beim Aufruf von stenowise.com und docs.stenowise.com verarbeitet der Webserver IP-Adresse, aufgerufene Adresse, Zeitpunkt und die Angaben Ihres Browsers (Typ, Betriebssystem, Sprache). Die Website setzt keine Cookies, nutzt keine Analysedienste und bindet keine Inhalte Dritter ein; Formulareingaben gehen an api.stenowise.com (Abschnitte 2.6 bis 2.8).

Zweck: Auslieferung der Seiten.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse: Bereitstellung und Sicherheit der Website).
Speicherdauer: nur für die Dauer des Aufrufs; ein Zugriffsprotokoll wird für diese Adressen nicht gespeichert.

2.2 Konto und Anmeldung

Für die Nutzung der App ist ein Konto erforderlich. Wir verarbeiten E-Mail-Adresse, Passwort, Zeitpunkte von Registrierung und Bestätigung, die Anmeldedaten der App sowie Beginn und Ende des Gratis-Monats; bei Anmeldung über Google erhalten wir von der Google Ireland Limited, Dublin, Irland, eine Kennung Ihres Google-Kontos und Ihre E-Mail-Adresse.

Zweck: Einrichtung und Führung des Kontos, Anmeldung, Gewährung des Gratis-Monats.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Empfänger: bei Anmeldung über Google die Google Ireland Limited als eigener Verantwortlicher.
Speicherdauer: bis zur Löschung des Kontos, die Sie jederzeit in der App vornehmen können; in Sicherungen längstens sieben Tage länger.

Gratis-Monat: Nach Löschung eines Kontos speichern wir, solange wir den Gratis-Monat anbieten, einen pseudonymisierten Prüfwert der E-Mail-Adresse ohne Kontobezug, damit der Gratis-Monat je Adresse nur einmal gewährt wird (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; berechtigtes Interesse: Verhinderung mehrfacher Inanspruchnahme).

Rang in der Statistik: Aus den Wortzahlen ermitteln wir, welcher Stufe (etwa „Top 10 %“) Ihr Konto im laufenden Monat im Vergleich mit anderen Konten angehört; die Stufe wird nur Ihnen angezeigt (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; berechtigtes Interesse: Bereitstellung der Statistik). Widerspruch ist jederzeit über den Schalter „Im Rang mitzählen“ möglich.

Wörterbuch: Beim Abgleich des Wörterbuchs speichern wir Ihre Einträge mit Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), bis Sie ihn ausschalten. Für Einladungen in ein geteiltes Wörterbuch verarbeiten wir die von der einladenden Person angegebene E-Mail-Adresse; Mitglieder sehen die Adressen der übrigen Mitglieder (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO gegenüber der einladenden, lit. f gegenüber der eingeladenen Person; berechtigtes Interesse: Zustellung der Einladung). Offene Einladungen löschen wir mit Annahme, Rücknahme oder Ersetzung; Einladungen und Einträge geteilter Wörterbücher spätestens mit dem Wörterbuch oder dem Konto seines Inhabers.

2.3 Diktat, Erkennung und Aufbereitung

Die App übermittelt die Sprachaufnahme mit Spracheinstellung und Wörterbucheinträgen an unseren Server, der sie zur Spracherkennung an die Mistral AI SAS, Paris, Frankreich, bei deren Ausfall an die Scaleway SAS, Paris, Frankreich, weiterleitet. Für Textaufbereitung und „Per Sprache ändern“ erhält die Scaleway SAS den betroffenen Text mit Ihren Anweisungen, Einstellungen, Wörterbucheinträgen und bei eingestelltem Voice Style dem Namen der Zielanwendung. Die Dienstleister verwenden die Daten nicht zum Training. Bei Erkennung auf Ihrem Gerät verlässt die Aufnahme das Gerät nicht. Diktate können besondere Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 Abs. 1 DSGVO) wie Gesundheitsdaten enthalten; den Inhalt bestimmen Sie, wir verarbeiten ihn ausschließlich zur Erkennung und Aufbereitung.

Zweck: Erbringung der vertraglichen Leistung, Berechnung des Kontingents.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Empfänger: Mistral AI SAS und Scaleway SAS als Auftragsverarbeiter.
Speicherdauer: Aufnahme und Text speichern wir nicht, je Diktat nur Wortzahl und Tag bis zur Löschung des Kontos. Mistral speichert bei Erkennung nach Abschluss der Aufnahme nichts, bei Erkennung während des Sprechens bis zu 30 Tage zur Missbrauchserkennung. Scaleway speichert nichts außer Diagnosedaten zu technischen Fehlern bis zu zwei Wochen.

2.4 Zahlung und Rechnung

Bei Buchung von Stenowise Pro verarbeiten wir Name, Anschrift, Land, Zahlungszeitraum und, soweit angegeben, Firma und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Die Kreditkartenzahlung wickelt die Mollie B.V., Amsterdam, Niederlande, ab; sie erhält Name, E-Mail-Adresse, Betrag und eine Kontokennung, wir erhalten von ihr den Stand der Zahlungen, Erstattungen und Rückbuchungen. Kartendaten geben Sie unmittelbar bei Mollie ein. Umsatzsteuer-Identifikationsnummern anderer Mitgliedstaaten prüfen wir über das Verfahren VIES der Europäischen Kommission. Rechnungen erstellen wir mit Lexware Office.

Zweck: Vertragsdurchführung, Zahlungsabwicklung, Rechnungsstellung, steuerliche Pflichten.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; für Rechnungen und Aufbewahrung lit. c in Verbindung mit §§ 14, 14b UStG und § 147 AO; für die VIES-Prüfung lit. f (berechtigtes Interesse: zutreffende umsatzsteuerliche Behandlung).
Empfänger: Mollie B.V. als eigener Verantwortlicher; Haufe Service Center GmbH, Freiburg (Lexware Office), als Auftragsverarbeiter; Europäische Kommission und Steuerverwaltung des betreffenden Mitgliedstaats.
Speicherdauer: Rechnungsangaben bis zur Löschung des Kontos; Rechnungen und Buchungsbelege acht Jahre ab Ende des Kalenderjahres ihrer Ausstellung, auch nach Löschung des Kontos.

2.5 E-Mails

Wir versenden E-Mails zu Konto und Vertrag, etwa zur Bestätigung der Adresse, zum Passwort, Bestell-, Rechnungs-, Kündigungs- und Widerrufsbestätigungen, Hinweise zu Zahlungen und zum Ende des Gratis-Monats sowie Antworten auf Anfragen, und speichern Art, Zeitpunkt und Ergebnis jedes Versands.

Zweck und Rechtsgrundlage: Vertragsdurchführung nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, gesetzliche Bestätigungen nach lit. c.
Empfänger: Scaleway SAS, Paris, Frankreich (Versand), als Auftragsverarbeiter.
Speicherdauer: Versandvermerke bis zur Löschung des Kontos.

Werbung: Die Hinweise zum Ende des Gratis-Monats enthalten eine Schaltfläche zur Buchung von Stenowise Pro, also Werbung für eine eigene ähnliche Leistung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO in Verbindung mit § 7 Abs. 3 UWG; berechtigtes Interesse: Direktwerbung). Sie können jederzeit widersprechen (Abschnitt 4), ohne dass andere als die Übermittlungskosten nach den Basistarifen entstehen.

2.6 Kündigung und Widerruf über die Website

Über „Verträge hier kündigen“ und „Vertrag widerrufen“ auf stenowise.com verarbeiten wir die E-Mail-Adresse Ihres Kontos, Ihren Namen (bei Kündigung freiwillig), Angaben zu Vertrag, Art und Zeitpunkt, bei außerordentlicher Kündigung den Grund, und den Eingangszeitpunkt. Die Bestätigung geht an die Kontoadresse; den Grund erhalten wir zur Prüfung per E-Mail. Besteht zu der Adresse kein Konto, speichern wir nichts.

Zweck: Entgegennahme, Bestätigung und Umsetzung der Erklärung; Schutz des Kontoinhabers vor Erklärungen Unbefugter.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit § 312k Abs. 4 und § 356a Abs. 4 BGB (Bestätigung); Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Umsetzung); Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Schutz vor Erklärungen Unbefugter als berechtigtes Interesse).
Empfänger: Scaleway SAS als Auftragsverarbeiter; bei Stenowise Pro Mollie B.V. zur Beendigung der Zahlungen und zur Erstattung.
Speicherdauer: Ein Vermerk über Art, Vertrag, Zeitpunkte und Stand der Erklärung ohne Namen, Grund und E-Mail-Adresse bis zur Löschung des Kontos, danach ohne Bezug zu Ihrer Person.

2.7 Partnerprogramm

Kunden mit Gutscheincode: Tragen Sie den Gutscheincode eines Partners ein, speichern wir den Partner, Zeitpunkt und Ort der Eingabe und zu jeder Zahlung die Provision. Gegen Missbrauch gleichen wir E-Mail-Adresse, deren Domain, Rechnungsname, Firma und Anschrift mit den Angaben des Partners und anderer Konten ab und prüfen Übereinstimmungen manuell. Der Partner erhält nur zusammengefasste Zahlen je Monat. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Rabatt), lit. f (Provision und Missbrauchsprüfung; berechtigtes Interesse: Abrechnung mit Partnern, Verhinderung von Betrug) und lit. c in Verbindung mit § 147 AO (Aufbewahrung). Die Zuordnung speichern wir bis zur Löschung des Kontos, Provisionsangaben acht Jahre ab Ende des Kalenderjahres der Gutschrift, nach Löschung des Kontos ohne Namen und E-Mail-Adresse.

Partner: Für Bewerbung und Partnerschaft verarbeiten wir Name, Firma, E-Mail-Adresse, Anschrift, Land, Angaben zum Kanal, steuerlichen Status, Steuernummer oder USt-IdNr. und Wunschcode, nach Freigabe auch Bankverbindung oder PayPal-Adresse, Nachrichten, Zugangsdaten, Provisionen, Gutschriften und Auszahlungen.

Zweck: Prüfung der Bewerbung, Partnerschaft, Abrechnung und Auszahlung.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; für Gutschriften Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit § 147 AO und § 14b UStG; für VIES-Prüfung und Aufbewahrung abgelehnter Bewerbungen oder nach einer Sperre Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse: zutreffende Besteuerung, Rückfragen, Abwehr von Ansprüchen).
Empfänger: Scaleway SAS und Haufe Service Center GmbH als Auftragsverarbeiter; unsere Bank; bei Auszahlung über PayPal die PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A., Luxemburg, als eigener Verantwortlicher; Europäische Kommission und Steuerverwaltungen (VIES); Finanzbehörden, soweit gesetzlich vorgeschrieben.
Speicherdauer: Abgelehnte Bewerbungen sechs Monate. Bankverbindung, PayPal-Adresse und Zugangsdaten bis zur letzten Auszahlung nach Ende der Partnerschaft. Gutschriften acht Jahre ab Ende des Kalenderjahres der Auszahlung oder Stornierung; die übrigen Angaben löschen wir mit der letzten Gutschrift, nach einer Sperre frühestens acht Jahre nach Ende des Kalenderjahres der Sperre.

2.8 Download-Link und Benachrichtigung

Download-Link: Fordern Sie den Link zum Herunterladen per E-Mail an, verwenden wir Ihre E-Mail-Adresse nur für diese E-Mail, die die Scaleway SAS als Auftragsverarbeiter versendet, und speichern sie nicht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Benachrichtigung: Möchten Sie über die Verfügbarkeit für macOS oder Linux informiert werden, verarbeiten wir E-Mail-Adresse, Plattform, Sprache und die Zeitpunkte von Eintrag und Bestätigung; aufgenommen werden Sie erst nach Bestätigung über den Link in unserer E-Mail. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, jederzeit widerruflich über den Link in jeder dieser E-Mails oder an datenschutz@stenowise.com. Unbestätigte Adressen löschen wir nach sieben Tagen, bestätigte nach Versand der einen Benachrichtigung oder mit dem Widerruf. Empfänger: Scaleway SAS (Versand) als Auftragsverarbeiter.

2.9 Support, Fehlerberichte und Betriebszahlen

Bei Anfragen aus der App verarbeiten wir Text, App-Fassung, Betriebssystem und Sprache, auf Ihre Wahl auch App-Protokoll sowie Text und Aufnahme des betroffenen Diktats. Absturzberichte enthalten Art und Zeitpunkt, Fassung, technische Meldung und letzte Protokollzeilen. Bei E-Mails an uns verarbeiten wir Adresse, Namen und Inhalt. Mit eingeschalteten Betriebszahlen übermittelt die App täglich Zählwerte zu Diktaten, Fehlern und Sprechzeit, Fassung und Betriebssystem, ohne Text und Aufnahme; wir werten sie nur zusammengefasst aus.

Zweck: Bearbeitung von Anfragen, Fehlerbehebung, Verbesserung der Zuverlässigkeit.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für Anfragen zum Vertrag, im Übrigen lit. f (berechtigtes Interesse: Beantwortung); für freiwillige Anhänge, Absturzberichte und Betriebszahlen Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, über die jeweilige Einstellung jederzeit widerruflich.
Empfänger: ALL-INKL.COM – Neue Medien Münnich, Friedersdorf (Postfächer), und Scaleway SAS (Versand) als Auftragsverarbeiter.
Speicherdauer: Anfragen aus der App und Absturzberichte 90 Tage nach Erledigung; E-Mails, bis sie nicht mehr erforderlich sind und keine Aufbewahrungspflicht besteht; Betriebszahlen 13 Monate, längstens bis zur Löschung des Kontos.

2.10 Server-Protokolle, Missbrauchsschutz und Sicherungen

Bei Zugriffen auf api.stenowise.com und account.stenowise.com, auch bei der Update-Prüfung der App, protokolliert der Webserver IP-Adresse, aufgerufene Adresse, Status und Zeitpunkt. Unser Dienst protokolliert je Anfrage Kontonummer, Route, Status, Dauer, Wort- und Zeichenzahlen und Länge der Aufnahme, nie Diktatinhalte oder E-Mail-Adressen. Gegen unbefugte Anmeldeversuche und massenhafte Anfragen verarbeiten wir E-Mail-Adresse und gekürzte IP-Adresse kurzzeitig ohne dauerhafte Speicherung. Die Datenbank sichern wir täglich.

Zweck: sicherer und störungsfreier Betrieb, Fehlersuche, Wiederherstellung.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f in Verbindung mit Art. 32 DSGVO (berechtigtes Interesse: Sicherheit und Verfügbarkeit des Dienstes).
Speicherdauer: Das Zugriffsprotokoll ist auf einen festen Umfang begrenzt, die ältesten Einträge werden fortlaufend gelöscht. Das Dienstprotokoll löschen wir nach 30 Tagen, Sicherungen nach sieben Tagen.

3. Übermittlung in Drittländer

Wir selbst übermitteln keine personenbezogenen Daten in Länder außerhalb der EU und des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR). Mistral verarbeitet Aufnahmen über seinen Zugang für die EU auf Systemen im EWR; für Sicherheitsdienste und Konzerngesellschaften setzt Mistral Unterauftragsverarbeiter ein, die einzelne Daten in Drittländern, auch in den USA, verarbeiten können. Diese Übermittlungen sind nach Angabe von Mistral durch geeignete Garantien nach Art. 46 DSGVO abgesichert (Liste: trust.mistral.ai/subprocessors; Kopie der Garantien auf Anfrage an datenschutz@stenowise.com). Bei Anmeldung über Google kann Google Daten an die Google LLC, USA, übermitteln; diese ist nach dem EU-US-Datenschutzrahmen zertifiziert, für den ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission vom 10.07.2023 nach Art. 45 DSGVO besteht.

4. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20). Eine Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO); die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt. Hierzu genügt eine Nachricht an datenschutz@stenowise.com; Einwilligungen in der App können Sie auch über die jeweilige Einstellung widerrufen.

5. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO), insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts. Für uns zuständig ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen, Prinzenstraße 5, 30159 Hannover (Postanschrift: Postfach 221, 30002 Hannover), E-Mail: poststelle@lfd.niedersachsen.de.

6. Pflicht zur Bereitstellung, keine automatisierte Entscheidung

Die Bereitstellung Ihrer Daten ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Erforderlich sind für das Konto E-Mail-Adresse und Passwort oder die Anmeldung über Google, für Stenowise Pro Name und Anschrift, für Kündigung und Widerruf über die Website die E-Mail-Adresse des Kontos, für den Widerruf zusätzlich Ihr Name. Ohne diese Angaben können wir den Vertrag nicht schließen oder die Erklärung nicht bearbeiten. Alle übrigen Angaben sind freiwillig.

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 Abs. 1 und 4 DSGVO findet nicht statt.

7. Speichern und Auslesen von Informationen auf Ihrem Endgerät

Website und Hilfe speichern nichts auf Ihrem Endgerät; die Website liest nur die Angaben Ihres Browsers zu Betriebssystem und Sprache, um die passende Fassung zum Herunterladen anzuzeigen, ohne sie zu übermitteln. Auf der Partnerseite setzen wir nach der Anmeldung das Cookie „stenowise_partner“ für höchstens zwölf Stunden. Die App speichert auf Ihrem Gerät Einstellungen, Wörterbuch, Verlauf und auf Wunsch Aufnahmen, bis Sie sie löschen oder die gewählte Frist abläuft, und die Anmeldedaten im Schlüsselspeicher des Betriebssystems. Diese Vorgänge sind für die von Ihnen ausdrücklich gewünschten Dienste unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Betriebszahlen und Absturzberichte liest und übermittelt die App nur mit Ihrer Einwilligung (§ 25 Abs. 1 TDDDG).

8. Stand

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich Stenowise oder die Rechtslage ändert. Stand: 05.10.2026.